Dla wielu osób jedynym miejscem, gdzie poza budynkiem kościelnym spotykają się ze swoimi księżmi jest biuro parafialne. Sprawy, które załatwiamy w kancelarii parafialnej mają często związek z przełomowymi momentami życia naszego lub naszych Bliskich. Poniższe wytyczne zebrano, by ułatwić Ci przeprowadzenie tych spraw, szczególnie gdy kontakt z Parafią bywa raczej sporadyczny. W różnych częściach Polski i świata mogą występować drobne różnice zwyczajowe w stosunku do zaprezentowanego standartu, który ma zastosowanie w większości wypadków.
Najszczęśliwsza i najprostsza jest taka sytuacja, kiedy wszystkie sakramenty przyjmowaliśmy w tej samej parafii, np. narzeczeni pochodzący z jednej osady. Wówczas nie trzeba zdobywać świadectw chrztu z innych miejscowości – wszystko załatwia się w jednej kancelarii parafialnej. UWAGA: Zwykle bywa inaczej. Dlatego należałoby sobie przypomnieć, w których parafiach przyjmowało się poszczególne sakramenty (ważne w wypadku częstych przenosin Rodziców i własnych). Istnieje spis parafii w Polsce, dostępny w niektórych biurach parafialnych i kuriach. Należy wówczas przewidzieć dodatkowy czas na korespondencyjne ściągnięcie potrzebnych zaświadczeń.
W kancelarii nie przedstawiamy „pamiątek Chrztu” ani dawno wydanych świadectw, ponieważ metryka powinna być „świeża”. Ma to znaczenie szczególnie przy zawieraniu sakramentu małżeństwa, gdyż na świadectwie chrztu wystawianym w tym celu odnotowuje się brak adnotacji nt. innego małżeństwa w księdze parafialnej (dodatkowe zabezpieczenie przed bigamią). Choćbyśmy dziesięć razy zmieniali parafię, dane o zawartym małżeństwie, przyjętych święceniach, otrzymanym bierzmowaniu, a niekiedy i I Komunii Świętej zawsze spływają do parafii, w której byliśmy ochrzczeni. Dzięki sumiennemu prowadzeniu ksiąg parafialnych można nawet po wiekach odnaleźć swoich katolickich przodków, na podstawie kancelaryjnych zapisów. Tak właśnie postępują niektórzy, zwracając się w tej sprawie o pomoc do proboszczów.